Recibos prioritarios de Gmail: 5 consejos para una mejor productividad

Con el lanzamiento de Priority Inbox, una nueva y radical forma de clasificar el correo, Google ha cambiado enormemente la forma de procesar y administrar el correo electrónico. Como dice el director de productos de Gmail, Keith Coleman: “Una vez que se pasa a la prioridad, nunca se vuelve atrás”.

La solución “colócalo y olvídalo” ha existido en varios estados de finalización durante años, desde las versiones de Gmail anteriores a su lanzamiento. La función se retomó hace 18 meses y hoy por fin podemos experimentarla por nosotros mismos.

En su núcleo, Priority Inbox es una solución algorítmica para sobrecargar el correo electrónico. Gmail intenta procesar automáticamente el correo electrónico teniendo en cuenta variables como quién lo envió, a cuántas personas se envió y las palabras clave incluidas en el asunto y el cuerpo del mensaje.

Puedes usar Prioritarios con su configuración predeterminada de salida, o puedes ajustarla a tu gusto usando los símbolos de más y menos en la bandeja de entrada para “enseñar” a Gmail qué correos electrónicos son importantes.

También hemos identificado algunos consejos más complejos para aquellos que buscan maximizar la productividad y utilizar algunas de las características menos obvias de Priority Inbox.

1. Priorizar los filtros

Con Priority Inbox, Google también ha mejorado la funcionalidad de los filtros. Esto significa que puedes definir si tus filtros son importantes o no y decirle a Gmail cómo procesarlos automáticamente en tu nueva carpeta “Recibidos”.

Al crear o editar un filtro, ahora tienes dos nuevas opciones: “Marcar siempre como importante” o “Nunca marcar como importante”. La primera opción garantizará que los mensajes de correo electrónico que cumplan los criterios de su filtro siempre se muestren como importantes y, por lo tanto, en la sección “Importante y no leído”. La segunda opción asegurará lo contrario; es una forma perfecta de crear y administrar tus propias reglas para los mensajes menos importantes que prefieras no perder el tiempo enseñando a Gmail a ignorar.

2. Personalizar las secciones

Priority Inbox le presenta tres secciones predeterminadas: “Importante y no leído”, “Estrellado” y “Todo lo demás”. Estos son unos puntos de partida estupendos para trabajar con la nueva vista de Gmail, pero también puedes modificar lo que muestra cada una de las secciones. Incluso hay una cuarta sección oculta que puedes crear y definir, si así lo deseas.

Junto al título de cada sección hay una flecha. Haz clic en ella para ver un menú desplegable con las opciones disponibles para esa sección. Aquí puedes ajustar tus preferencias para cada sección. Si desea ver todos los mensajes “Importantes” en lugar de sólo los no leídos, puede especificarlo aquí.

Puedes hacer clic en “Más opciones…” para usar la sección para ver los mensajes con una etiqueta en particular. También puedes reconfigurar la sección de Destacados para mostrar todas las conversaciones Destacadas, y no sólo las que aún están en tu bandeja de entrada, desde el menú “Más opciones…”. Además, puedes especificar cuántos mensajes mostrar por sección: 5, 10, 25 o 50 por cada sección.

Para mostrar la cuarta sección oculta, vaya a ajustes y seleccione “Buzón de entrada prioritario”. Aquí notará que la sección número tres está marcada como vacía. Haz clic en la flecha “Agregar sección” para crear una cuarta sección para tu carpeta de entrada prioritaria.

3. Empieza con una pizarra limpia

Gmail diseñó Priority Inbox para ser un mejor sistema de procesamiento de correos electrónicos. Para poder cosechar todas las recompensas, querrás aprovechar la sección “Destacados” como un área para los correos electrónicos que requieren próximas acciones. Ya sea que elijas dejar la sección tal cual (en “Recibidos” y con estrellas), o personalizarla para mostrar todos los mensajes con estrellas (es decir, para incluir los que han sido archivados), la mejor manera de empezar es con una pizarra limpia.

Para ello, haz clic en “Ver estrellado” a la derecha de la sección de estrellado, o escribe “is:estrellado” en el campo de búsqueda. Luego usa el menú desplegable de la casilla de verificación y selecciona “Todo”. Esa acción seleccionará todas las conversaciones que se muestran en la página, pero para obtener todos los mensajes que hayas destacado, deberás hacer clic en la opción “Seleccionar todas las conversaciones”. Desde allí, selecciona “Más acciones” y pulsa “Quitar estrella”.

Es una maniobra drástica que eliminará todas las conversaciones estelares, pero podría resultar increíblemente útil para ayudarte a manejar mejor tu correo electrónico a través de Priority Inbox.

4. Use su “Bandeja de entrada” para las carpetas

Sólo porque hayas cambiado a la bandeja de entrada prioritaria no significa que tengas que ignorar completamente la bandeja de entrada tradicional. De hecho, los ávidos usuarios de Multiple Inboxes, una ingeniosa función de Google Labs, pueden seguir empleando sus habilidades de filtrado de la bandeja de entrada para filtrar y organizar mejor el correo electrónico.

Para estos usuarios, le sugerimos que intente usar la Bandeja de entrada prioritaria como su principal centro de trabajo y usar las Bandejas de entrada múltiples de su bandeja de entrada habitual para resaltar los elementos de acción o los correos electrónicos semimportantes de forma similar a una carpeta. El objetivo sería configurar las bandejas de entrada múltiples para complementar el uso de la bandeja de entrada prioritaria, de modo que puedas seguir controlando los mensajes según sus etiquetas o su nivel de importancia.

Para este enfoque, habilite la función de múltiples bandejas de entrada en los laboratorios y configure los paneles alternativos para que aparezcan sobre la bandeja de entrada. Tratar cada uno de los cinco paneles como carpetas para correos electrónicos de importancia variable. En cada panel, introduce la consulta de búsqueda para obtener los correos electrónicos apropiados. “Label:xxxx” o “is:xxxx” es una forma fácil de crear un panel o bandeja de entrada para mensajes con etiquetas o estados particulares. “Es:no leído”, por ejemplo, mostrará todos los correos electrónicos que no han sido leídos.

5. Prioridad de prueba con múltiples bandejas de entrada

Si deseas probar las aguas de Prioritarios sin comprometerte totalmente con la nueva vista de Gmail, deberás empezar por habilitar la función y configurar tu carpeta habitual de Recibidos para que muestre los mensajes “Importantes”. La idea es crear una solución alternativa para descubrir los mensajes prioritarios en tu carpeta “Recibidos” estándar.

Para este truco, tendrás que habilitar la función de Bandejas de entrada múltiples de Google Labs en tu configuración. Una vez que la hayas habilitado, accede al panel de configuración de “Recibidos múltiples” y crea un panel para resaltar sólo los mensajes que Gmail considere importantes. Escribe “is:important” en el campo de consulta de búsqueda y titula la sección. El resultado final es una bandeja de entrada alternativa dentro de tu bandeja de entrada principal diseñada para filtrar sólo los correos electrónicos importantes.

La única salvedad con este método de prueba del algoritmo de prioridad de Gmail es que aún tendrás que utilizar Prioritarios para entrenar a Gmail a distinguir mejor entre los mensajes de correo electrónico importantes y los que no lo son.

¿Tienes otros consejos para usar Priority Inbox? ¡Asegúrate de compartirlos con nosotros en los comentarios!

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