Por qué deberías usar los rangos de nombres en Excel

Un rango con nombre es sólo un rango (ya sea una sola célula o un rango de células) al que se le asigna un nombre. Puede entonces usar ese nombre en lugar de las referencias normales de las células en las fórmulas, en las macros y para definir la fuente de los gráficos o la validación de los datos.

Usando rangos nombrados en Excel

Por ejemplo, veamos un simple formulario de pedido. Nuestro archivo incluye un formulario de pedido rellenable con un desplegable para seleccionar el método de envío, además de una segunda hoja con una tabla de gastos de envío, y la tasa de impuestos.

Versión 1 (sin rangos nombrados) usa referencias normales de celdas estilo A1 en sus fórmulas (mostradas en la barra de fórmulas abajo).

Versión 2 utiliza rangos con nombre, haciendo sus fórmulas mucho más fáciles de entender. Los rangos nombrados también facilitan la introducción de fórmulas, ya que Excel mostrará una lista de nombres, incluidos los nombres de las funciones, entre los que se podrá elegir siempre que se empiece a escribir un nombre en una fórmula. Haga doble clic en el nombre en la lista de selección para añadirlo a su fórmula.

Abrir la ventana Name Manager desde la pestaña Formulas muestra una lista de los nombres de los rangos y los rangos de células a los que hacen referencia.

Pero los rangos nombrados tienen otros beneficios también. En nuestros archivos de ejemplo, el método de envío se selecciona utilizando un desplegable (validación de datos) en la celda B13 de la Hoja1. El método seleccionado se utiliza entonces para buscar los gastos de envío en la Hoja2.

Sin rangos nombrados, las opciones desplegables deben ser introducidas manualmente ya que la validación de los datos no permitirá seleccionar una lista de fuentes en una hoja diferente. Así que todas las opciones deben ser introducidas dos veces: una en la lista desplegable, y otra en la Hoja 2. Además, las dos listas deben coincidir.

Si se comete un error en una de las entradas de cualquiera de las listas, entonces la fórmula del costo de envío generará un error #N/A cuando se seleccione la opción errónea. Nombrar la lista de la Hoja 2 como ShippingMethods elimina ambos problemas.

Puede hacer referencia a un rango nombrado al definir la validación de datos para una lista desplegable simplemente introduciendo =ShippingMethods en el campo fuente, por ejemplo. Esto le permite utilizar una lista de opciones que están en otra hoja.

Crear un rango nombrado en Excel

Para crear un rango con nombre, simplemente seleccione la celda o rango de celdas que desea nombrar, luego haga clic en el Name Box (donde normalmente se muestra la dirección de la celda seleccionada, justo a la izquierda de la Barra de Fórmulas), escriba el nombre que desea usar y presione Enter.

También puede crear un rango de nombres haciendo clic en el botón New en la ventana del Gestor de Nombres. Esto abre una ventana de New Name donde se puede introducir el nuevo nombre.

Por defecto, el rango que se va a nombrar se establece en cualquier rango que se seleccione al hacer clic en el botón Nuevo, pero se puede editar ese rango antes o después de guardar el nuevo nombre.

Nota que los nombres de rango no pueden incluir espacios, aunque sí pueden incluir subrayados y puntos. Generalmente, los nombres deben comenzar con una letra y luego contener sólo letras, números, puntos o guiones bajos.

Puede editar los nombres de sus rangos o cambiar los rangos a los que se refieren usando la ventana del Gestor de Nombres.

Nota también que cada rango nombrado tiene un alcance definido. Normalmente, el alcance se predeterminará a Workbook, lo que significa que el nombre del alcance puede ser referenciado desde cualquier lugar dentro del libro de trabajo. Sin embargo, también es posible tener dos o más gamas con el mismo nombre en hojas separadas, pero dentro del mismo libro de trabajo.

Por ejemplo, podría tener un archivo de datos de ventas con hojas separadas para enero, febrero, marzo, etc. Cada hoja podría tener una celda (rango de nombres) llamada MonthlySales, pero normalmente el alcance de cada uno de esos nombres sería sólo la hoja que la contiene.

=ROUND(MonthlySales,0) daría las ventas de febrero, redondeadas al dólar entero más cercano, si la fórmula está en la hoja de febrero, pero las ventas de marzo si está en la hoja de marzo, etc.

Para evitar confusiones en libros de trabajo que tienen múltiples rangos en hojas separadas con el mismo nombre o simplemente libros de trabajo complicados con docenas o cientos de rangos nombrados, puede ser útil incluir el nombre de la hoja como parte del nombre de cada rango.

Esto también hace que cada nombre de rango sea único, de modo que todos los nombres pueden tener un alcance de libro de trabajo. Por ejemplo, Ventas_Mensuales_de_enero, Ventas_Mensuales_de_febrero, Fecha_de_presupuesto, Fecha_de_pedido, etc.

Dos advertencias con respecto al alcance de los rangos nombrados: (1) No se puede editar el alcance de un rango nombrado después de su creación, y (2) sólo se puede especificar el alcance de un nuevo rango nombrado si se crea usando el botón New en la ventana Name Manager.

Si crea un nuevo nombre de rango escribiéndolo en el Cuadro de Nombre, el rango se ajustará por defecto al Libro de Trabajo (si no existe otro rango con el mismo nombre), o a la hoja en la que se está creando el nombre. Por lo tanto, para crear un nuevo rango de nombres cuyo alcance se limite a una hoja en particular, utilice el botón “Nuevo” del Administrador de Nombres.

Finalmente, para aquellos que escriben macros, los nombres de los rangos pueden ser fácilmente referenciados en el código VBA simplemente colocando el nombre del rango entre paréntesis. Por ejemplo, en lugar de EsteLibroDeTrabajo.Hojas(1).Células(2,3) puedes usar simplemente [VentasTotal] si ese nombre se refiere a esa célula.

Comienza a usar rangos con nombre en tus hojas de trabajo de Excel y rápidamente estarás apreciando los beneficios! ¡Disfruta!

Soy un ingeniero que usa Excel todos los días, para muchas tareas diferentes. Me encanta trabajar con Excel, y me encanta enseñar a otros sobre Excel. Lea la biografía completa de Mark.

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