Ocultar datos confidenciales en un documento de Word 2007/2010

Cuando se comparte un documento de Word 2007, puede que sea necesario eliminar u ocultar información confidencial. Puedes buscar los datos y eliminarlos manualmente, pero esto puede ser propenso a errores y llevar mucho tiempo. Si a menudo necesita ocultar datos confidenciales en un Word 2007, existe un complemento gratuito para Word 2007, llamado Word 2007 Redaction Tool, que puede utilizarse para ocultar texto dentro de los documentos de Word 2007 de forma fácil y mucho más eficiente.

El texto redactado aparece en una nueva copia de su documento original como una barra negra sólida. El texto debajo de la barra se convierte en líneas verticales (|||||), evitando que el contenido redactado se recupere bajo cualquier circunstancia, incluso si la parte con la que se comparte el documento ve el documento redactado en un editor de texto, como el Bloc de notas.

Descargar Word 2007/2010 Redaction Tool from

http://redaction.codeplex.com/releases/view/32251.

Los siguientes elementos son necesarios para instalar la Word 2007 Redaction Tool:

  • El .NET Framework 3.5 Service Pack 1
  • El VSTO 3.0 Runtime Service Pack 1

Sin embargo, no es necesario que los instale por separado. Si alguno de estos elementos no está instalado en su sistema, el programa de instalación Word 2007 Redaction Tool se descargará e instalará automáticamente. La instalación de estos dos elementos puede causar un reinicio.

Para instalar el complemento, haga doble clic en el archivo .exe que ha descargado. Lea el acuerdo de licencia para el .NET Framework Client Profile y pulse el botón Accept para continuar.

Acuerdo de licencia para el .NET Framework Client Profile

Lee el acuerdo de licencia para el Visual Studio Tools for Office y pulsa el botón Accept para continuar.

Contrato de licencia de las herramientas de Visual Studio para Office

El WinZip Self-Extractor se abre y comienza automáticamente el proceso de instalación.

WinZip Autoextractor para la instalación

Se descargan los archivos necesarios.

Descarga de los archivos necesarios

El

El .NET Framework y el Visual Studio Tools están instalados.

Instalación de herramientas de Visual Studio para Office

El Instalador de Personalización de Microsoft Office muestra preguntando si está seguro de querer instalar esta personalización. Haga clic en Install para continuar.

Instalador de personalización de Microsoft Office

Un cuadro de diálogo se muestra cuando la instalación ha terminado con éxito. Pulse Cerrar.

>strong>NOTA: Si obtiene un error en este punto, ejecute el archivo de instalación que descargó de nuevo. Recibimos un error cuando instalamos el complemento por primera vez. Ejecutar la instalación de nuevo parecía funcionar.

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Una vez que ha instalado la Word 2007 Redaction Tool, un grupo Redact se añade a la Review tab.

Redactar sección en la pestaña de Revisión

Para redactar, o oscurecer, un texto privado en su documento, primero tiene que marcar el texto a ser redactado. Para ello, resalte el texto deseado y pulse el botón Mark.

Hacer clic en el botón de marcar

Si quiere marcar el mismo texto en varios lugares del documento, haga clic en la flecha del botón Mark y seleccione Encontrar y Mark del menú desplegable.

Seleccionar la opción Buscar y Marcar

El cuadro de diálogo de Find and Mark aparece. Introduce el texto a encontrar en el cuadro de edición Find what. Para ver más opciones, pulse el botón More.

Cuadro de diálogo de búsqueda y marca

>strong>Search Options aparece bajo los botones del cuadro de diálogo y el botón More se convierte en un botón Less. Seleccione las opciones que desee. Para ocultar las opciones adicionales de nuevo, haga clic en el botón Menos. Haga clic en Mark para encontrar y marcar el texto introducido.

Cuadro de diálogo de Buscar y Marcar con más opciones

El cuadro de diálogo muestra cuántas ocurrencias del texto especificado fueron encontradas y marcadas. Para cerrar el cuadro de diálogo, haga clic en Cancel.

Dos ocurrencias encontradas y marcadas

El texto marcado aparece resaltado en gris en su documento.

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Si hay algún texto que haya marcado y que no quiera redactar, puede seleccionar ese texto marcado de nuevo y seleccionar Unmark del menú desplegable del botón Unmark para evitar que ese texto sea redactado.

Opción sin marca

Para moverse entre las marcas de redacción de su documento para la comprobación final, use los botones Siguiente y Anterior.

Botón de la próxima marca

Redact Document del menú desplegable Mark para oscurecer el texto marcado.

Opción de redactar el documento

Se crea una nueva versión redactada de su documento con el texto marcado reemplazado por barras negras. Cuando el proceso se completa, aparece un cuadro de diálogo pidiéndole que ejecute el Document Inspector para comprobar y eliminar cualquier metadato oculto dentro del documento antes de su distribución. Haga clic en Inspect para ejecutar la inspección o haga clic en Close para saltar la inspección.

Cuadro de diálogo de la redacción completa

El Inspector de documentos muestra el cuadro de diálogo. En el cuadro de diálogo se enumeran diferentes tipos de metadatos con una casilla de verificación al lado de cada elemento. Seleccione las casillas de verificación de los elementos que desea inspeccionar para los metadatos. Haga clic en el botón Inspect para iniciar la inspección. Para cerrar el cuadro de diálogo en este punto sin hacer una inspección, haga clic en Close.

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Los resultados de la inspección se muestran en el cuadro de diálogo Document Inspector. Si se encontró algún metadato, se muestra un signo de exclamación a la izquierda del elemento encontrado. Para eliminar los metadatos del documento, haga clic en el botón Remove All a la derecha del elemento.

>strong>NOTA: El Document Inspector señala en la parte inferior del cuadro de diálogo que algunos cambios no se pueden deshacer. Asegúrate de que quieres eliminar los metadatos antes de pulsar el botón Remove All.

Resultados de la inspección de documentos

El cuadro de diálogo Inspector de documentos le informa de los cambios realizados. Pulse Cerrar.

Propiedades del documento eliminadas

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Recordar que no se pueden eliminar las marcas negras del texto en el nuevo documento. Asegúrate de guardar el archivo con un nombre diferente al original y comparte el nuevo documento, no el original. Puede volver al documento original y seleccionar Remover todas las marcas del menú de botones Unmark para borrar el texto marcado, si lo desea.

Eliminar todas las marcas del documento original

Para asegurar aún más su documento redactado, puede elegir protegerlo de modificaciones cuando lo guarde como un nuevo documento. Esto le permite distribuir un documento que no puede ser cambiado.

Para hacer esto, seleccione Save As | Word Document del menú Office.

Seleccionando Guardar como

En el cuadro de diálogo Save As, introduzca un nuevo nombre para la copia redactada del documento en el cuadro de edición File name. Haga clic en el botón Tools en la parte inferior y seleccione General Options del menú desplegable.

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En el cuadro de diálogo Opciones Generales, introduzca una contraseña en el cuadro de edición Contraseña a modificar, y seleccione Leer sólo recomendado, si lo desea. Haga clic en OK.

Cuadro de diálogo de opciones generales

El Confirmar contraseña aparece en el cuadro de diálogo. Introduzca su contraseña de nuevo y pulse OK.

Confirmación de la contraseña

Se regresa al cuadro de diálogo Save As. Haga clic en el botón Save para guardar su nuevo documento redactado y seguro.

Hacer clic en Guardar para guardar el nuevo documento

Al usar la Word 2007 Redaction Tool y proteger el documento de la modificación, puede proteger su información confidencial y preservar su documento cuando deba distribuirlo. El Redaction Tool funciona igual de bien en Word 2010. ¡Disfruta!

Fundador del Help Desk Geek y editor gerente. Empezó a escribir en el blog en 2007 y dejó su trabajo en 2010 para escribir a tiempo completo. Tiene más de 15 años de experiencia en la industria de la tecnología de la información y posee varias certificaciones técnicas. Lea la biografía completa de Aseem.

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