CÓMO: Usar Wikis para proyectos de negocios

Jeff Hobbs es Director de Ingeniería en ActiveState y trabaja en el Espacio de Trabajo y los lenguajes dinámicos. Él bloquea ocasionalmente en blogs.activestate.com.

Una de las mejores herramientas web disponibles para las empresas para permitir el trabajo en equipo y la colaboración es el wiki. Pocas cosas hablan más de permanecer en el flujo de trabajo de uno que simplemente hacer clic en “Editar esta página” donde se ve algo que necesita ser escrito o reescrito. Aunque los wikis existen desde los años 90, su potencial para la colaboración empresarial los ha hecho más populares en el mundo de los negocios en los últimos años.

Mientras que un wiki puede dejar que la documentación del proyecto crezca orgánicamente a medida que se desarrolla un proyecto, es como cualquier herramienta y necesita ser utilizada de la manera correcta para obtener el máximo provecho de ella. Si estás pensando en usar un wiki en el kit de herramientas de tu equipo por primera vez, tener en cuenta algunos puntos ayudará a todos a ponerse en marcha sin tropezar con los cambios que el modo wiki aporta a la documentación del proyecto.

Un cambio de cultura

Usar un wiki no es sólo aprender un nuevo software, sino también una forma completamente nueva de abordar problemas comunes. Para que los wikis funcionen en tu equipo, puede ser necesario un cambio de cultura. Explicar cómo funcionan los wikis es importante, pero también lo es asegurarse de que la gente sepa para qué sirve el wiki y que tenga permiso para escribir y reescribir según sea necesario. Puede haber dudas para participar sin una luz verde clara para hacerlo en situaciones en las que la documentación se hizo previamente de una manera diferente (o no se hizo en absoluto).

Sembrar el Wiki

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Antes de liberar a tu equipo en la nueva wiki, prepara el contenido. Sembrar la wiki con algunas páginas de inicio y algunos encabezados para sugerir una estructura para esas páginas puede ser una gran ayuda para la gente que no está acostumbrada a mirar una página en blanco fresca y sumergirse. Darle a tu equipo algunos ganchos para empezar a colgar sus pensamientos no sólo acelerará la población de esas páginas de inicio, sino que animará a que se creen nuevas páginas con una estructura consistente.

Capturar la retroalimentación

A medida que el equipo comienza a sentirse cómodo en hacer el wiki parte de su proceso, puede usar el wiki mismo como un punto de revisión de cómo está funcionando el cambio. Una gran manera de hacer esto es añadir una página específicamente diseñada para captar los comentarios e ideas para hacer que el wiki funcione para adaptarse a las necesidades de su proyecto.

No sólo podrá capturar importantes comentarios de una manera abierta y colaborativa, sino que el uso de una página de revisión en sí mismo ayuda a construir el valor de la wiki como una fuente de conocimiento compartido. Su wiki ya no sólo se utilizará como un lugar para recoger los detalles del proyecto, sino que también ofrecerá una visión de cómo usted y su equipo trabajan.

Cuidado con el Wiki-Wary

Es probable que su equipo esté haciendo la transición a otra herramienta que se haya utilizado anteriormente para organizar parte o todo el conocimiento sobre un proyecto. Así que además de aprender el nuevo software wiki y el cambio cultural que conlleva, los miembros del equipo también deben desaprender lo que ya saben sobre cómo se documentan los proyectos y se organiza la información.

Es la naturaleza humana que la gente recurra a viejos hábitos mientras intenta formar otros nuevos; necesitarán un campeón de wiki que pueda redirigir diplomáticamente el contenido al wiki. El correo electrónico es a menudo el canal al que recurren los wikis durante este tipo de transición, y el más peligroso para encerrar el conocimiento en una lista de destinatarios. Es crucial en la fase de adopción insistir en que los correos electrónicos errantes sean canalizados a la wiki antes de que se pueda actuar sobre ellos para conseguir una compra a largo plazo y efectiva de los miembros del equipo.

Una forma de entusiasmar a su equipo con el uso de la nueva wiki, es hacer de su uso una especie de competición. Por ejemplo, puedes implementar un sistema de “créditos” en línea que recompense a tu equipo por su participación, como la extensión de SocialRewarding ofrecida por MediaWiki. Ofrecer puntos por el uso de la wiki le da a tu equipo un incentivo adicional para usarla en lugar de caer en viejos hábitos.

Aplicación de Wikis a las comunidades de usuarios

Hasta ahora hemos hablado de utilizar los wikis internamente en proyectos de desarrollo, pero también hay un uso convincente de ellos en los tipos adecuados de comunidades de usuarios. Si sus clientes se sienten cómodos con las tecnologías de comunicación basadas en la web, añadir un wiki de la comunidad, adecuadamente sembrado con contenido inicial, puede proporcionarles una forma de ayudarse mutuamente rellenando la documentación con sus propias ideas, consejos y trucos que muestren todo lo que su producto es honestamente capaz de hacer. Esto puede enfurecer o aterrorizar a su equipo de escritura técnica, pero no se preocupe.

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Hay muchos ejemplos de wikis para documentación, pero un par de ellos particularmente robustos son el extenso wiki de Blender, un programa de animación gráfica y producción de video, y el wiki de ReactOS, un sistema operativo de código abierto basado en Windows NT.

Sólo los hechos

Casi todos los wikis prescinden del formato avanzado de página y texto, y adoptan un enfoque de “sólo los hechos” para la documentación, que puede ser realmente refrescante. Algunos ven que el estilo sin sentido es una deficiencia, pero puede ser una fortaleza. Eliminar la capacidad de pasar tiempo formateando el contenido elimina la sensación de que el contenido necesita más que un formato básico. Donde la gente no pasa tiempo en formatear, es probable que lo pase sólo escribiendo y avanzando.

Elegir la wiki correcta

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Cuando estés listo para probar un wiki para coordinar tu proyecto, querrás empezar con dos cosas: un conjunto de pequeños objetivos para el uso del wiki, y una elección de wiki que se ajuste al tipo de equipo en el que trabajes. Para esos primeros objetivos, el blog Adoption Curve ofrece algunas sugerencias: las actas de las reuniones, la planificación de la agenda y la lluvia de ideas son actividades naturales para un wiki, y es fácil para los nuevos en el formato mojarse los pies.

Hay un gran número de opciones diferentes para elegir cuando se decida por un software wiki para su proyecto. Cada una ofrece un conjunto diferente de características y ventajas. Wikipedia mantiene una gran lista de software wiki, que podría ayudarte a aclimatarte al paisaje wiki. Pero lo que puede ser más útil es el sitio Wikimatrix, que te permite comparar las características del software wiki una al lado de la otra. SabesComoHacerlo también ha publicado dos grandes resúmenes de software wiki disponible en el último año: Más de 30 soluciones para iniciar su propio wiki y más de 100 herramientas y recursos wiki.

Cuando evalúe si el uso de una wiki ha sido adecuado para usted, recuerde que las mejores herramientas a menudo no ofrecen sus beneficios en un paso gigantesco, sino en el ahorro que se realiza a través de muchos pequeños pasos del día a día. Los wikis están definitivamente en esa categoría, y aunque conseguir que los miembros del equipo acepten un cambio puede ser difícil, los resultados casi seguro que hablarán por sí mismos cuando sea el momento de mirar atrás y sopesar los beneficios de la forma wiki.
Hay tantas soluciones wiki por ahí y tantas formas diferentes de usarlas. ¿Cuál es tu favorita? ¿Cómo utiliza tu empresa los wikis? Háganoslo saber en los comentarios de abajo.

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Imagen cortesía de iStockphoto, furabalo

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