Cómo usar los formularios de Google como rastreador de gastos

Un rastreador de gastos es vital si estás presupuestando o necesitas saber a dónde va tu dinero. Google Forms es un constructor de formularios gratuitos que funciona muy bien como un rastreador de gastos.

Formularios de Google es muy personalizable, así que aunque también puede ser utilizado como una encuesta, herramienta de RSVP, formulario de contacto, hoja de registro de productos, o cualquier otro formulario de preguntas/respuestas, puede convertirlo en un rastreador de gastos personalizado eligiendo preguntas relacionadas con los gastos.

Un rastreador de gastos de Google Forms puede llevar un registro de todo lo que quieras sobre una transacción, y como funciona muy bien desde un teléfono, lo tendrás contigo dondequiera que vayas.

Tip: Vea nuestra lista de las mejores aplicaciones de presupuesto y seguimiento de gastos para algunas otras maneras de rastrear los gastos. No son tan personalizables como los formularios de Google, pero tienen sus propios beneficios.

Decidir qué rastrear

La idea de un rastreador de gastos es llevar la cuenta de en qué estás gastando tu dinero, así que hay algunos detalles básicos que el formulario debe incluir. Pero dependiendo de lo que quieras rastrear, podrías necesitar algunos campos extra en el formulario.

Aquí hay algunos ejemplos de lo que podrías querer rastrear:

  • ¿Cuánto cuesta esta transacción?
  • Tienda: ¿Dónde estás gastando el dinero?
  • Descripción: ¿En qué estás gastando el dinero?
  • Categoría: ¿Qué tipo de compra es (entretenimiento, comida, factura, etc.)?
  • Método de pago utilizado: ¿Cómo lo pagas (qué tarjeta/banco/app)?
  • Quién dirigió el gasto: Si hay varias personas usando la forma
  • Notas: ¿Alguna nota extra que necesites hacer?

Al decidir qué incluir en un rastreador de gastos de Google Forms, tenga en cuenta que quiere que los campos sean lo más amplios posible para que puedan aplicarse a cualquier cosa que esté comprando. No es necesario un campo que pregunte qué tipo de comida está comprando, por ejemplo, a menos que esto sea sólo un rastreador de gastos de comida; tal vez quiera usar esto también para registrar el pago de la renta y las facturas de teléfono.

En esa nota, puede hacer que cualquiera de los campos de su formulario de seguimiento de gastos sea obligatorio o no. Así que, si quieres un campo realmente específico para algo, sólo haz que no sea requerido para que no tengas que usarlo para cada transacción.

Construye el rastreador de gastos de Google Forms

Este es un rastreador de gastos de muestras, por lo que el suyo, de ninguna manera, tiene que ser exactamente como este. Estamos usando preguntas amplias con opciones de respuesta aún más amplias para mostrar cómo funciona esto. Aprenderás que editar el formulario es extremadamente fácil, así que no deberías tener ningún problema en personalizarlo para ti mismo.

  • Abre Google Forms.
  • Seleccione Blanco para comenzar una nueva forma.
  • Renombra tu forma a algo reconocible.
  • Selecciona la primera casilla y cámbiala a Respuesta corta.
  • Nombre este Precio, confirme que Es número se muestra, y luego marque el botón Requerido.
  • Utiliza el signo más del menú de la derecha para añadir una nueva pregunta, pero esta vez elige Multiple choice.
  • Nombre a este Tienda, y luego llene las opciones de respuesta con las tiendas habituales en las que compra. Other se añade por defecto, así que si terminas haciendo una compra en una tienda diferente, puedes escribirla allí.
  • Continúa a través del formulario haciendo todas las preguntas que quieras hacerte cada vez que compres algo. Utilice las sugerencias anteriores, como la pregunta sobre el método de pago y la descripción, para proporcionarse la mayor cantidad de detalles posibles. Esto será útil más tarde cuando interpretemos todos los resultados de la forma.
  • Utiliza el botón de vista previa (el icono del ojo) en la parte superior de Google Forms para obtener la URL de tu formulario. Puedes compartir esto con quien quieras usar el formulario, o enviártelo a ti mismo para que sea fácilmente accesible desde tu teléfono.

Esto no es necesario, pero su formulario también puede incluir imágenes, encabezados y un esquema de color único. ¡Una forma colorida podría hacer divertido el seguimiento de los gastos, si es posible! El icono de la pintura en la parte superior de la página es donde vas para esos cambios.

Cálculos de configuración

RESPONSES desde la parte superior de su formulario y luego haga clic en el icono de la hoja de cálculo para cambiar el nombre de la hoja de cálculo (si lo desea).

Después de que se abra la hoja de cálculo, crea una nueva pestaña en la parte inferior y nómbrela como Calculations.

A partir de ahí, puedes hacer todo lo que Google Sheets soporta: sumar todos tus gastos para un período de tiempo determinado, crear gráficos para una comprensión visual de tus gastos, ver quién gasta más dinero, identificar qué tiendas te cuestan más, etc.

Utilizar ese tipo de fórmulas en Google Sheets está fuera del alcance de este artículo, pero veamos algo realmente simple como sumar todos los gastos de cada persona para poder ver realmente quién gasta más. Siempre puedes adaptar la fórmula para totalizar cuánto estás gastando en cada tienda.

La forma más fácil de totalizar todos los gastos sin importar la persona que hizo la transacción, es ejecutar la fórmula sum, así:

=suma(Formar respuestas 1!B:B)

Este cálculo funciona para nuestro ejemplo porque la columna de precios de las respuestas del formulario está en la columna B.

=sumif(Formar Respuestas 1′!G:G, “Jeff”,Formar Respuestas 1!B:B)

La forma en que esto funciona es introduciendo sumif y luego eligiendo la columna que contiene los nombres (G en nuestro ejemplo). La siguiente parte es identificar el nombre, Jeff. Finalmente, selecciona el encabezado de la columna con los precios para que cuando la otra columna coincida con el nombre que buscamos, añada sólo esos precios.

Mira en la lista de funciones de Google Sheets para ver otras formas de interpretar los datos de tu formulario. Otra forma de ver tus gastos es con una tabla o gráfico; Google tiene un tutorial sobre cómo hacerlo.

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