Cómo filtrar tu Gmail como un profesional

Tu bandeja de entrada de Gmail se está apoderando de tu vida. Al menos, así es probablemente como se siente a veces. Despertar en una carpeta “Recibidos” llena de unas cuantas docenas de mensajes no leídos hace que quieras cerrar el navegador en derrota.

Pero no te preocupes, estamos aquí para ayudar. Los filtros son algunas de las herramientas más poderosas de Gmail, que sirven para mantener el correo electrónico menos importante fuera de tu cara, y permiten que la crema llegue a la cima.

Para acceder a estas herramientas, busca el icono del engranaje en la esquina superior derecha de tu Gmail. En ese menú desplegable, haz clic en “Configuración” y, a continuación, en el enlace “Filtros” en la parte superior de la siguiente página. Esta página te muestra los filtros existentes y te invita a “Crear un nuevo filtro”.

Aunque algunos de los filtros son muy sencillos, a continuación verás varios consejos y trucos para filtrar tus mensajes como un profesional.

1. Correos electrónicos automatizados marcados como leídos

Escenario: Revisa constantemente su buzón de entrada después de ver que el número de mensajes no leídos sube, sólo para ser decepcionado por el contenido mundano, como los correos electrónicos automatizados sobre el estado de su paquete de UPS. Este es un buen momento para configurar un filtro de “Marcar como leído” para las cosas que desea conservar, pero que no necesariamente necesitan ser leídas.

Establece un nombre de dominio completo en tus filtros para seguir esta regla, o sólo una dirección específica, como ship-confirm@amazon.com , la dirección de confirmación de envío de Amazon.

2. Archivo automático

Cuando archivas los correos electrónicos en Gmail, se eliminan de tu bandeja de entrada, pero siguen almacenados en tu cuenta de Gmail si necesitas buscarlos más tarde. Esta es una buena solución para aquellos que nunca quieren eliminar los correos electrónicos, pero que aún así quieren sentir que tienen control sobre la cantidad de contenido de sus bandejas de entrada.

Simplemente crea un filtro para archivar automáticamente los correos electrónicos de un determinado remitente o el correo electrónico enviado a una dirección de correo electrónico específica, para las cosas que quieres conservar pero que no necesitas ver.

3. No hay carpetas

Es importante señalar una deficiencia de los filtros de Gmail: la falta de compatibilidad con las carpetas. Aunque puedes tener carpetas que eliminen cosas de tu carpeta “Recibidos” general, Gmail no lo hace automáticamente. Esto es algo que quienes utilizan un cliente de correo electrónico de escritorio tradicional como Outlook sin duda echarán de menos. La mejor opción es utilizar etiquetas, en esas situaciones.

4. Múltiples remitentes

Los filtros también pueden funcionar para múltiples remitentes, si tienes una lista de ciertas personas que quieres designar con una etiqueta. Simplemente configura el filtro como ” email1@gmail.com O email2@gmail.com ,” y continúa desde allí.

5. Los filtros funcionan dentro de tu bandeja de entrada

Si el desorden es un problema, también puedes aplicar todos estos prácticos filtros a los mensajes que ya están en tu bandeja de entrada. Una vez que ingreses el término de búsqueda del filtro, marca la casilla que dice “Aplicar este filtro a X # de mensajes que ya están en tu bandeja de entrada”.

6. El poder del signo más

En un post anterior, expliqué que la colocación de puntos en Gmail es puramente por motivos estéticos, pero es importante saber que otros caracteres pueden ser analizados de manera diferente. Toma el signo más: Google ignora todo el texto que sigue y sigue dirigiendo los mensajes a la dirección correcta. Eso significa que puede ser una poderosa herramienta de filtrado.

Digamos que quieres inscribirte en una red social o que necesitas registrar tu dirección de correo electrónico para recibir un cupón, pero no quieres recibir correos electrónicos asociados o notificaciones de esos sitios. Añade un signo más a tu correo electrónico y esos mensajes omitirán tu bandeja de entrada por completo. Por ejemplo, Justin.Bieber+Rabid.Fans@gmail.com o Biz.Stone+Twitter@gmail.com todavía se entregarían a las direcciones de correo electrónico correctas, pero se pueden clasificar, etiquetar o incluso tirar a la basura antes de que lleguen a tu bandeja de entrada.

Piensa en eso la próxima vez que rellenes un formulario que requiera tu correo electrónico, o cuando publiques un correo electrónico de contacto en tu sitio web. Entonces puedes seleccionar si quieres que estos correos electrónicos sean archivados, borrados, marcados como importantes o no importantes automáticamente.

7. Pre-etiquetado con etiquetas de color

Si necesita una representación visual de los diferentes tipos de mensajes en su bandeja de entrada, puede configurar etiquetas con muchas combinaciones de colores diferentes. Luego puedes asignar cualquier cosa que llegue a tu bandeja de entrada, desde un remitente específico hasta una versión específica de correo electrónico. Algunas ideas útiles para las etiquetas son “compras”, “seguimiento”, “facturas” o cualquier cosa que quieras ordenar visualmente.

8. Súper estrellas

También puedes añadir estrellas a tus mensajes filtrados, de modo que aparecerán automáticamente como importantes si contienen alguno de tus criterios de búsqueda. Lamentablemente, aunque Gmail ha añadido varios diseños de estrellas diferentes para las búsquedas, no te permite añadir un tipo de estrella específico a tu mensaje.

¿Ves algún consejo de filtrado que se nos haya pasado? Háganoslo saber en los comentarios.

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