Cómo crear documentos PDF en Microsoft Office

¿Necesita distribuir sus archivos de Microsoft Office como documentos PDF a menudo? Dependiendo de la versión de Office que tenga, hay diferentes maneras de guardar su documento como un PDF. Para Office 2007, por ejemplo, puede guardar los archivos en PDF usando un complemento suministrado por Microsoft, llamado Save As PDF o XPS.

Este complemento crea archivos PDF para archivos en Access, Excel, InfoPath, OneNote, PowerPoint, Publisher, Visio y Word. La funcionalidad de este complemento se agregó a Office 2010 como una característica incorporada. En Office 2013 y 2016, la característica está incorporada también, pero se accede a través de la opción Export.

Este post muestra cómo instalar Save As PDF or XPS y usarlo para crear un archivo PDF desde dentro de Word 2007. También le mostramos cómo usar la función incorporada de Guardar como PDF en Word 2010.

Palabra 2013/2016

Es muy fácil guardar un documento en formato PDF en Word 2013/2016. Todo lo que tienes que hacer es hacer clic en Archivo y luego Exportar.

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En el lado derecho, verá el botón Create PDF/XPS.

El diálogo Guardar como aparecerá y verás algunas opciones para guardar el PDF en la parte inferior del diálogo. También puede hacer clic en el botón Options para una mayor personalización del archivo PDF.

Puede optimizar el archivo PDF para la publicación estándar o para la publicación en línea, lo que reducirá aún más el tamaño.

Palabra 2010

La capacidad de guardar documentos como archivos PDF en Word 2010 ya está incorporada. No es necesario instalar un complemento. Para guardar un documento como un archivo PDF, haga clic en la pestaña Archivo.

Hacer clic en la pestaña Archivo en Word 2010/p>

En la pestaña File, seleccione la opción Save As en la lista de la izquierda.

Seleccionar Guardar como en la pestaña Archivo en Word 2010

El cuadro de diálogo Save As aparece. Navegue a la carpeta donde quiere guardar su archivo PDF e introduzca un nombre para el archivo en el cuadro de edición File name. Seleccione PDF (*.pdf) en la lista desplegable Save as type.

Seleccionar PDF como tipo de archivo en Word 2010

Las mismas opciones de optimización están disponibles en Office 2010 como en Office 2013 y 2016. .

Hacer clic en el botón de opciones para el tipo de archivo PDF en Word 2010/p>

Palabra 2007

Para poder guardar un archivo como un archivo PDF en Word 2007, descargue el Save As PDF o XPS add-in de

https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7

Para instalar el complemento, haga doble clic en el archivo .exe que ha descargado.

Guardar como archivo de instalación de PDF y XPS

Lea a través de la casilla Términos de Licencia de Software de Microsoft y seleccione la casilla Click here para aceptar los Términos de Licencia de Software de Microsoft. Haga clic en Continuar.

Acuerdo de licencia

Una vez que la instalación está completa, aparece el siguiente cuadro de diálogo. Haga clic en OK.

Cuadro de diálogo de instalación completa

Abre un archivo en Word 2007 que quieras convertir a PDF. Haga clic en el botón Office.

Hacer clic en el botón de Office en Word 2007

Pase el ratón a la opción Save As del menú Office y pase el cursor sobre la flecha derecha. El submenú Save a copy of the document aparece. Seleccione PDF o XPS del submenú.

Selección de la opción Guardar como PDF o XPS en Word 2007/p>

El Publicar como PDF o XPS muestra el cuadro de diálogo. Navegue hasta la carpeta donde desea guardar su archivo PDF. Introduzca un nombre para el archivo PDF en el cuadro de edición File name.

Si quiere que el archivo se abra automáticamente en el lector de PDF predeterminado, seleccione la casilla Open file after publishing para que haya una marca en la casilla.

Seleccione uno de los botones de radio Optimize for dependiendo de si su documento será visto tanto en línea como impreso (Standard) o mayormente en línea (Minimum size).

Hay algunas opciones adicionales que se pueden configurar para el archivo PDF. Para acceder a estas opciones, pulse el botón Opciones.

Haciendo clic en el botón de Opciones del cuadro de diálogo Publicar como PDF de XPS

Se le devuelve al cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS. Haga clic en el botón Publish para guardar su archivo como un archivo PDF con las opciones seleccionadas.

Hacer clic en el botón de publicación

Si seleccionó la casilla de verificación Abrir archivo después de publicar en el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, el archivo PDF se abre en el lector de PDF predeterminado automáticamente después de guardar el archivo.

El archivo PDF abierto en un lector de PDF

NOTA: El complemento Save As PDF o XPS de Office 2007 sólo convierte los archivos al formato PDF. No permite aplicar ninguna seguridad a los documentos PDF. ¡Disfruta!

Fundador del Help Desk Geek y editor gerente. Empezó a escribir en el blog en 2007 y dejó su trabajo en 2010 para escribir a tiempo completo. Tiene más de 15 años de experiencia en la industria de la tecnología de la información y posee varias certificaciones técnicas. Lea la biografía completa de Aseem.

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