Cómo compartir un archivo de Excel para facilitar la colaboración

La colaboración es importante en muchos espacios de trabajo. Dado que la mayoría de los proyectos requieren que muchos usuarios accedan a los archivos, se han hecho necesarias las configuraciones de colaboración.

Microsoft Excel es uno es sólo uno de los muchos programas utilizados por las empresas en todo el mundo. Como tal, la necesidad de compartir libros de trabajo es crucial.

En este post, aprenderá cómo usted y su equipo pueden colaborar usando Excel 2016 y otras versiones de Excel en línea.

Compartir archivos de Excel sin conexión

Si tienes una conexión de área local, todos los usuarios de la red pueden tener acceso a cualquier archivo. No sólo eso, cualquier cambio hecho en el archivo puede ser rastreado. También puede establecer qué usuarios tendrían acceso al archivo.

Comienza guardando el archivo en un lugar al que puedan acceder todos los miembros de tu grupo. Entonces puede configurar su archivo para la colaboración.

Añadiendo de nuevo la característica de libro de trabajo compartido

Office 365 los usuarios encontrarán la característica Shared Workbook oculta por defecto. Esto se debe a que Microsoft anima a los usuarios a compartir libros de trabajo en línea.

Aquí es como se activa la función. Si estás usando una versión antigua de Excel, puedes saltar a la sección siguiente – Compartir un documento.

  • Ve a File; Opciones; Barra de herramientas de acceso rápido.

  • Bajo el menú desplegable Choose Commands From, seleccione All Commands. Desplácese por la lista hasta que vea Share Workbook (Legacy) y seleccione ese elemento.

  • Click the Add button.
  • Haz lo mismo para los siguientes comandos:
  1. Rastrear los cambios (Legado)
  2. Proteger el compartir (Legado)
  3. Comparar y fusionar libros de trabajo
  • Haga clic en OK cuando haya terminado.

Compartir un documento

    Review, haga clic en el botón Share Workbook.

Aquellos que siguieron los pasos en la sección Agregar de nuevo la característica de libro de trabajo compartido encontrarán el botón Compartir libro de trabajo (junto con los otros comandos que añadió) en la barra de herramientas de acceso rápido en su lugar.

  • Esto hará que aparezca un cuadro de diálogo. Marque la opción que habilita la función de libros de trabajo compartidos.

  • Ve a la pestaña Advanced y habilita Track Changes y otras configuraciones que quieras activar.

Proteja su archivo

Los pasos anteriores dan a todos acceso a su archivo. Pero también da a todos acceso administrativo por defecto. Proteger su archivo significa que el acceso al mismo será limitado y rastreado.

  • Ve a la pestaña Review y pulsa el botón Protect and Share Workbook.
  • Marque la casilla de verificación Compartir con los cambios de pista.

    Compartir archivos de Excel en línea

    Mientras que trabajar fuera de línea es una gran solución, se ve obstaculizado por la necesidad de una unidad local compartida. Trabajar en línea es claramente la mejor opción. Así es como lo haces.

    Usando OneDrive

    • Abre el archivo y ve a File; Share > Save to Cloud.

    • Invita a la gente con la que quieras colaborar introduciendo su dirección de correo electrónico. También puede configurar los ajustes de permiso.
    • Click Compartir cuando termines.

    Utilizando el disco duro de Google

    Google Drive es probablemente la forma más fácil de trabajar en un proyecto simultáneamente. Cualquiera con una cuenta de Google puede acceder a los archivos y editarlos según sea necesario.

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