Clasificación básica de datos de una y varias columnas en hojas de cálculo de Excel

Dos de las funciones principales de Excel son permitirle manipular y ver los datos desde diferentes perspectivas, y una de las herramientas más simples pero poderosas del programa para hacerlo es la función Sort .

Ya sea que se trate de simples clasificaciones ascendentes/descendentes, de clasificar en más de una variable para mostrar los datos en grupos o para mantener la integridad de las filas, o de simples clasificaciones alfanuméricas para mantener sus datos tabulares ordenados, clasificar los datos en Excel es una habilidad esencial.

Pocos programas son más adecuados para clasificar los datos tabulares que Excel, y sus clases pueden ir desde lo simple y relativamente sencillo hasta lo altamente sofisticado. Mientras que la destreza de clasificación de Excel, lo que se puede hacer con el conjunto de datos correcto y un poco de conocimiento del funcionamiento interno del programa, es de hecho robusto y profundo, el consejo técnico de hoy se centra en dos tipos básicos de clasificación, como sigue:

  • Clasificar los datos en una sola columna
  • Clasificar los datos en múltiples columnas

Las hojas de cálculo están, por supuesto, hechas de columnas y filas de
o datos tabulares, donde cada columna comprende una división lógica de los hechos,
cifras, o cualquier otro detalle por categoría, como, por ejemplo, nombres, direcciones, moneda,
números de parte, y así sucesivamente, dependiendo del tipo de hoja de cálculo. Filas, en el
por otra parte, mostrar personas, objetos o figuras uno al lado del otro o en la misma
o de la ocurrencia.

Dependiendo del tipo de hoja de cálculo y de los datos que contenga, como una lista tabular de nombres, direcciones, números de teléfono y otros datos pertinentes, las filas suelen ser similares a los registros de las bases de datos.

Cuando ordenas las filas de datos, cada fila debe mantener su integridad, sin mover inadvertidamente los datos de una fila a otra, que, como verás más abajo, es donde la clasificación de los datos en múltiples columnas resulta útil.

Seleccionando en un solo campo

Puedes ordenar los registros de tu hoja de cálculo por filas, y
puedes ordenar las celdas dentro de los registros por columnas. Puede, por supuesto, especificar
órdenes de clasificación ascendentes o descendentes. Por defecto, ascendente / alfanumérico,
el programa ordena el texto desde A hasta Z y los números desde el más pequeño
a la más grande. La clasificación con un orden descendente, por supuesto, invierte la antigua
desde Z hasta A, o para que los números más grandes comiencen en la parte superior.

Como con muchas funciones en Excel, hay algunas maneras de realizar una clasificación simple; todo lo que necesitas para este tipo de clasificación, sin embargo, reside en el menú volante del botón derecho del ratón, como se muestra a continuación.

  1. Pulsa con el botón derecho del ratón en un campo de la columna en la quequieren ordenar la hoja de cálculo para abrir el menú emergente.
  2. Click Sort A to Z para ascender o Sort
    Z a A descendiendo (Nótese que Excel no incluye los datos de las celdas en
    la fila 1 en la clasificación; el programa asume que esta fila contiene las etiquetas de las columnas,
    o cabeceras.).

Esta simple clasificación funciona para muchos tipos de datos, excepto cuando
sus filas y columnas tienen datos idénticos o duplicados. En estos casos,
debes clasificar en dos o más columnas, a continuación.

Clasificar los registros en múltiples campos

Dependiendo de la complejidad de sus datos, puede que necesite
clasificar en más de una columna. Tal vez el mejor ejemplo es la clasificación de una base de datos
por orden alfabético de apellidos. Digamos que sus datos tienen varias personas con
los mismos apellidos. En estos casos, querrás asegurarte de que Linda
Johnson viene antes que Lydia Johnson, y Cherri Anderson se muestra después que Charles
Anderson… Ya te haces una idea.

Puede configurar búsquedas personalizadas con múltiples criterios desde el cuadro de diálogo de clasificación, así.

    Click Data justo debajo de la barra de título para abrir la cinta de datos. (La cinta es, por supuesto, la fila de pestañas contextuales en la parte superior de la ventana de la aplicación.)

    Sort & Filter, haga clic en el botón Sort para abrir el cuadro de diálogo de Sort.

    My data has headers).
  • Click Add Level para añadir otra columna a
    el orden de clasificación.

  • Repetición Pasos 6 y 7 como sea necesario para
    configurar los parámetros de su clase.

Clicando en el diálogo de clasificación
revela varias opciones diferentes para modificar sus tipos, aunque algunas de ellas
a menos que sepas exactamente cómo afecta cada uno a tu especie, lo más probable es que
producen resultados no deseados.

  • Click OK.
  • Si obtiene un cuadro de diálogo de advertencia de clasificación, seleccione Expandir
    la selección y luego haga clic en Sort.


Sort on y Order. A menos que tengas una razón específica (y lógica) para cambiarlas, no lo hagas. (A menos que estés experimentando, por supuesto. Siempre aliento eso, y la función Deshacer de Excel funciona de maravilla).

Como estoy seguro de que puedes imaginar, esto es sólo el comienzo de cómo
puedes clasificar los datos en Excel. Es importante recordar, sin embargo, que a menos que
eres cuidadoso, usar los parámetros equivocados puede yuxtaponer tus datos y completamente
cambiar su posición en la hoja de cálculo. La clasificación es rápida y fácil de configurar. El
La buena noticia es que Deshacer también es rápido. No tengas miedo de Deshacer e intentarlo de nuevo. Y
de nuevo.

Actualmente un editor colaborador de PCMag, William Harrel ha estado escribiendo sobre tecnología informática durante más de 30 años, desde mucho antes del advenimiento de Internet y ha sido autor o coautor de más de 20 libros. Lea la biografía completa de William

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *