8 maneras de mejorar su evento en vivo con los medios sociales

Clay McDaniel es el director y cofundador de la agencia de marketing de medios sociales Spring Creek Group. Encuéntralo a través de @springcreekgrp en Twitter.

¿Recuerdas la vida antes de Evite, Eventos de Facebook y Eventbrite? Las invitaciones escritas a mano y las llamadas telefónicas con reserva parecen reliquias de una época olvidada. La web ha cambiado dramáticamente la forma en que la gente planea las ocasiones especiales. Los medios sociales están facilitando más que nunca la planificación, promoción y ejecución de una amplia gama de eventos, desde conferencias de la industria, eventos de clientes y simposios de socios, hasta grandes reuniones sociales y eventos de caridad. Es más, los medios sociales le permiten solicitar comentarios y extender la vida de su evento invitando a los asistentes a conectarse a través de comunidades en línea antes y después.

Ya sea que usted sólo quiera generar un poco de buzz o en su lugar tenga objetivos específicos para aumentar la venta de entradas y atraer a los mejores oradores y asistentes, los medios sociales pueden hacer que el proceso de planificación sea más fluido al aprovechar el boca a boca digital. Aquí tienes ocho consejos para obtener los mejores resultados.

1. Establezca sus canales relacionados con los eventos

Los meses y semanas anteriores a su evento son un período promocional crítico. Utiliza todos los canales de medios sociales a tu disposición para dar a conocer tu evento, y anima a la gente a compartir información sobre el mismo a cambio de pequeñas recompensas. Por ejemplo: “Comparte este evento con 20 amigos por un 10% de descuento en tu entrada”. Comienza creando una página del evento en Facebook y un hashtag del evento en Twitter, y luego crea un blog del evento en el que publicarás actualizaciones sobre el mismo (nuevos oradores, descuentos en la inscripción, etc.). Asegúrate de que tu hashtag de Twitter sea específico para tu evento u organización, sin que sea demasiado largo.

Una vez que hayas creado estos enlaces sociales previos al evento, llénalos con mucho contenido. Si se trata de un evento social, publica vídeos o clips musicales, crea un concurso previo al evento, o conecta a los asistentes al evento a través de la socialización y los juegos. Para un evento social o comunitario, el contenido debe ser atractivo, divertido y compartible para fomentar el interés del boca a boca. Si el evento es de naturaleza más corporativa, ofrezca a los aficionados y seguidores una mirada furtiva a los temas que se van a discutir, o artículos y presentaciones especiales previas a la conferencia.

2. 2. Proporcionar promociones de boca en boca incentivadas

Asegúrate de que todos los que sigan o les guste tu evento en Twitter y Facebook sean recompensados por su interés. Ofrezca a los fans y seguidores descuentos o contenidos especiales. Para incentivar a la gente a registrarse en el evento, ofréceles descuentos por adelantado, invitaciones a fiestas previas al evento u otras recompensas. Si realmente quieres potenciar el poder del boca a boca, puedes usar herramientas como Meteor Solutions para identificar a tus principales influenciadores, y luego motivarlos activamente y recompensarlos por compartir información sobre tu concurso.

3. Hacer el registro social

No olvides utilizar un servicio de registro social como EventBrite, que no sólo facilita y agiliza el registro, sino que también permite a los asistentes compartir su actividad en el evento con sus amigos. Otras plataformas de invitación a eventos sociales populares incluyen Plancast y Twtvite. La mayoría de estos servicios están muy integrados con las plataformas de redes sociales y pueden configurarse con límites de usuario y opciones de privacidad.

4. Usar los servicios basados en la localización y las recompensas de los cheques

Los sitios de geo-localización te permiten crear una página con recompensas que incluyen insignias, cupones, especiales o regalos. Estos servicios basados en la localización se integran fácilmente con otras redes sociales como Facebook y Twitter, por lo que los checkins se compartirán con redes más grandes. Cuando los asistentes a su evento, puede recompensarlos por registrarse en diferentes estaciones, paneles o actividades. Recompensas como helado gratis, una tarjeta de regalo u otros pequeños incentivos pueden ser canjeados después del espectáculo.

5. Da vida a tu evento con Twitter

El uso de los medios de comunicación social durante un evento puede significar la diferencia entre un asunto plano y aburrido y uno en el que los asistentes están comprometidos y emocionados. Pero demasiada interacción social en tiempo real también puede descarrilar las principales presentaciones o charlas.

En primer lugar, animar a los asistentes a twittear durante el evento utilizando el hashtag establecido. Un flujo activo de Twitter durante el evento no sólo compromete a los participantes en tiempo real sino que también permite que las personas que no pudieron asistir se hagan una idea de las sesiones y los temas que se están discutiendo. Algunos organizadores de eventos instalan una pantalla enorme detrás de los oradores para mostrar los tweets con hashtag en tiempo real. Pero, de nuevo, este “canal de retorno” puede resultar contraproducente si los tweets se vuelven negativos o se desvían del tema. Toda esa interacción puede descarrilar a los oradores mientras intentan responder en tiempo real a todas las “interferencias”.

6. Incluir a los no asistentes

No te olvides de crear un livestream durante el evento usando Facebook o UStream para que los fans puedan seguirlo en línea. Facebook te permite almacenar este stream para que la gente pueda verlo después del evento propiamente dicho. También puedes crear un canal de YouTube para que el evento publique videos antes, durante y después. Anime a los no asistentes a hacer preguntas a través de Twitter o Facebook durante el evento y a responderlas en vivo.

7. Post-Mortem: Extender la vida útil de su evento

Tu evento no tiene que terminar el día que termine. Los medios sociales pueden mantener el impulso durante muchas semanas y meses después. En tu blog, publica un “resumen” de todos los puntos más importantes. Puede agregar enlaces a presentaciones, aprendizajes clave y otros documentos descargables. Por supuesto, querrá publicar fotos en el blog y en Facebook, y continuar twitteando sobre el evento incluso después de que haya terminado. Puede publicar pensamientos, ideas o enlaces a artículos más largos que podrían ser de interés para los que asistieron.

Otra gran manera de evitar que su evento se desvanezca rápidamente de la memoria de la gente es crear formas para que los asistentes y otras partes interesadas continúen socializando, discutiendo o debatiendo los temas que allí se tratan. Haz lo que puedas para mantener viva la conversación.

8. Usar la métrica de los medios sociales para medir el éxito

Considere la posibilidad de utilizar encuestas en línea para pedir a los asistentes que den su opinión sobre los paneles, el lugar de celebración, los oradores, los temas y otras facetas del evento. Las encuestas en Facebook son formas divertidas y fáciles de obtener respuestas y comentarios rápidos de los asistentes. Prepárese para la honestidad. Si alguien tiene un comentario negativo para compartir, asegúrese de dirigir su comentario o preocupación y guarde la información para mejorar el evento del año próximo. Por último, saque las estadísticas totales de los medios sociales de sitios como Search.Twitter.com y Social Mention, o configure las Alertas de Google con anticipación. Si los resultados son positivos, no sea tímido a la hora de publicar algunas de estas métricas para resaltar el alcance y el impacto que tuvo su evento.


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Imagen cortesía de Flickr, dhammza / off

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