6 Consejos para clasificar tus contactos de Gmail

Estás orgulloso de tu estatus en el equipo #inboxzero. Tienes etiquetas, muchas etiquetas. Tu sistema de filtrado actúa como una buena línea defensiva; nada pasa por ahí.

¿Pero ya has organizado tus contactos? La pestaña “Contactos” de tu cuenta de Gmail es probablemente como la de la mayoría de los usuarios: un desolado páramo de versiones mal escritas de direcciones de correo electrónico, conexiones de red que no recuerdas y contactos personales.

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Bueno, ya no. Vamos a darte nuestros mejores consejos para limpiar ese desorden de contactos y hacer tu libreta de direcciones de correo electrónico útil de nuevo. Para mayor claridad, nos centramos en Gmail como cliente de correo electrónico, pero varios de estos consejos se trasladarán a otros servicios.

1. Crear grupos de contacto de Google

Google ya se ha tomado la libertad de organizar tus contactos en función de tus círculos de Google+ y de tu lista de favoritos de Android (si tienes uno), pero a veces eso no es suficiente.

Si no hace nada más, separe sus contactos en grupos para hacer una lista más organizada. Para los profesionales que envían regularmente mensajes a equipos pequeños, esta característica es imprescindible. Añade los contactos que envías regularmente por correo electrónico a un grupo en lugar de seleccionar cada dirección de correo electrónico individual por separado y potencialmente perder a alguien.

2. Encontrar y fusionar duplicados

Google le permite encontrar y fusionar entradas duplicadas o entradas que percibe como relacionadas. Para ello, ve a la pestaña desplegable “Más” y selecciona “Buscar y combinar contactos duplicados…” en la lista. A continuación, puedes guardar varias direcciones de correo electrónico con un nombre o rechazar las sugerencias de Google. Recuerda que el servicio no es perfecto y que es posible que tengas que volver a entrar y fusionar manualmente uno o dos contactos que Google no reconozca como relacionados.

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Imagen: Google

Revisar regularmente sus contactos y fusionarlos es una gran manera de hacer un inventario de sus conexiones y mantener su lista de contactos organizada.

3. Ajustar la configuración de guardado automático

Google guarda todas las direcciones de correo electrónico con las que te comunicas en la carpeta “Otros contactos”. Aunque esto puede estar bien a veces (¡nunca pierdas otra dirección de correo electrónico!), para las personas que utilizan las cuentas de Gmail para enviar mensajes masivos a clientes potenciales u otros grandes grupos de desconocidos, esto no es precisamente útil para mantener tus contactos organizados.

Para desactivar esta función, ve al menú “Ajustes” en la esquina superior derecha bajo el icono de la marcha. En la pestaña “General”, verás una sección llamada “Crear contactos para autocompletar”. Cambia el botón de radio a “Añadiré contactos yo mismo”. No te olvides de guardar la configuración y de guardar las direcciones de correo electrónico de los nuevos contactos a partir de ahora. No más autocompletar para ti.

4. Exportar contactos LinkedIn

A menos que seas extremadamente activo en el sitio, LinkedIn puede ser el lugar donde las conexiones de red van a morir. Conoces a alguien en un evento, compartes tarjetas de visita, las añades a LinkedIn y luego puf . Son un número inútil en tu perfil con el que no vuelves a hablar. Exportar tus contactos en LinkedIn e importarlos a tu cuenta de Gmail hace que esas conexiones estén más fácilmente disponibles para ti.

En tu página de LinkedIn, ve a la pestaña “Red” y haz clic en “Contactos”. Luego, en el encabezado denominado “Contactos”, haz clic en el icono de configuración. Desde esta pantalla puedes sincronizar tu agenda de Gmail, Yahoo, Outlook o iPhone con tus contactos de LinkedIn, o puedes exportar tus conexiones de LinkedIn a la derecha en “Configuración avanzada”.

LinkedIn
Imagen: LinkedIn

Una nota sobre Contactos LinkedIn: Una ventaja de usar LinkedIn como tu agenda principal (al menos para los negocios) es que pone la carga de la actualización de la información de contacto en tus contactos, no en ti. Así que no tienes que recordar que John cambió de trabajo, John lo hace y LinkedIn actualizará automáticamente tu lista de contactos.

Exporta tus contactos en el archivo que tenga más sentido para tu cliente de correo electrónico, y luego vuelve a tu lista de contactos de correo electrónico e importa el archivo allí.

5. Actualización manual

Ya basta con los rollos de ojos. Sabemos que es una molestia, pero si quieres que algo se haga perfectamente, hazlo tú mismo. El mejor lugar para empezar es el grupo “Otros Contactos”. Empieza a llenar la mayor cantidad de información posible. Otra forma de actualizar manualmente tus contactos es eliminar las direcciones de correo electrónico mal escritas (todos tenemos al menos una guardada) y los viejos contactos de correo electrónico cuyas direcciones no son válidas o están desactualizadas.

6. Exporta tus contactos

Exporta tus contactos y vuelve a guardar el archivo regularmente. Si tu cuenta está comprometida, cambias de trabajo o, por alguna razón, tus contactos son absorbidos por la Interwebz y nunca más se sabe de ellos, estarás feliz de haberlo hecho. También puedes importar esos contactos a otros servicios como LinkedIn o a otra dirección de correo electrónico (de profesional a personal, por ejemplo).

¿Qué consejos tienes para mantener tus contactos de correo electrónico ordenados? Háganoslo saber en los comentarios.

Imagen: Flickr, FixtheFocus

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