11 hackeos de Microsoft Word que te ahorrarán tiempo y sin los cuales no sabrás cómo has vivido.

Imagen: SabesComoHacerlo Composite, Milos Photography/Corbis

¿Consejos de Microsoft Word? Sé lo que estás pensando: ¿Es 1995 otra vez? ¿Estoy de vuelta en séptimo grado?

No… definitivamente estamos en el 2016. Pero eso no significa que el software de Microsoft sea una reliquia del pasado. De hecho, su suite Office es utilizada por más de 1.200 millones de personas en todo el mundo. Lo más probable, incluyéndote a ti también.

Aunque puedes ver el programa como una molestia familiar que ha existido desde tus días en la escuela secundaria, puedes trabajar seriamente con él si sabes cómo usarlo correctamente. Y no, no hablo sólo de saber cómo crear columnas y cambiar el tamaño del texto.

Aquí hay 11 trucos menos conocidos pero muy efectivos para hacer de Word tu nuevo mejor amigo de trabajo.

1. Si pierdes el tiempo formateando el mismo informe cada semana

No tienes que perder ni un minuto más jugando con cada estilo de cada documento que crees. En lugar de eso, guarda tu formato favorito para

puedes aplicar fácilmente “Estilos rápidos” a cualquier texto en sólo segundos

puedes aplicar fácilmente “Estilos rápidos” a cualquier texto en sólo segundos.

Así es como

2. Si tienes que cortar y pegar constantemente diferentes secciones de texto

Normalmente sólo se puede trabajar con una selección de texto a la vez. Y eso puede ser frustrante si estás moviendo mucho texto. Pero, con la función “spike” de Word, puedes reunir varias selecciones y pegarlas todas a la vez en una nueva ubicación. Menos desplazamiento, más trabajo!

Así es como

3. Si no entiendes por qué tu formato no se muestra bien

Sálvate de esos momentos en los que voy a destrozar esta computadora mostrando marcas de formato. Entonces verás dónde está cada espacio, pestaña, párrafo (y así sucesivamente) para que puedas eliminar lo que no quieres. Porque, ¿quién no se ha vuelto loco por el doble espacio automatizado que no se ha registrado?

Así es como

4. Si no puedes controlar las auto-correcciones

Una de las quejas más comunes que escucho de los usuarios es que no pueden evitar que su computadora cambie ciertas cosas que escriben. Se supone que es útil, pero no siempre quieres que tres guiones se conviertan en una línea horizontal o en puntos para cada lista. Termina esos momentos de “argh” desactivando el formato automático.

Así es como

5. Si quieres colaborar con otros simultáneamente

Si también eres usuario de Google Docs, sabes lo útil que es poder editar un documento simultáneamente con tus compañeros de trabajo.

Word 2016 ahora mantiene una copia de su trabajo en la nube

Word 2016 ahora guarda una copia de su trabajo en la nube para que pueda ser “co-autor” con otras personas incluso al mismo tiempo. Además, podrás acceder a él desde diferentes dispositivos para que puedas editarlo desde cualquier dispositivo.

Así es como

6. Si necesita ver dos documentos uno al lado del otro para comparar

Cuando necesitas mirar dos documentos comparados entre sí, siempre puedes abrirlos en dos ventanas separadas. Pero, usa este truco y podrás “sincronizar” el texto de ambos para que se desplacen juntos, haciendo tu comprobación más fácil que nunca.

Así es como

7. Si quieres hacer más en menos tiempo

¿Qué tal si haces tus propios atajos de teclado para cualquier tarea que hagas repetidamente? Puedes asignar (o cambiar) los atajos a cualquier función que no tenga ya uno. Toda tu vida podría ser tan fácil como copiar y pegar es para ti ahora mismo.

Así es como

8. Si necesita más información sobre su documento actual ahora mismo

Una característica útil de la palabra moderna es la barra de estado en la parte inferior. Probablemente lo has notado, pero también has notado que la información allí no ha sido tan útil para ti. Al personalizarla, verás exactamente lo que necesitas saber.

Así es como

9. Si estás cansado de escribir las mismas palabras una y otra vez

Tu ordenador es una bestia poderosa, así que ponlo a trabajar y ahórrate preciosas pulsaciones de teclas teniendo ciertas frases o incluso oraciones o párrafos enteros listos para ser insertados en cualquier momento y lugar.

Así es como

10. Si quiere mantener ciertos documentos disponibles

¿Por qué no?

adaptar su lista de “Documentos recientes” para mostrar los que necesita más a menudo

…para mostrar los que necesitas más a menudo? Eso significa menos tiempo buscando nombres de archivos que no puedes recordar y más tiempo en el documento que necesitas utilizar.

Así es como

11. Si necesitas saber si tu contenido es adecuado para tus lectores

Esta es una (rápida) manera de averiguar lo fácil que es entender tu texto. De esa manera, puedes estar 100% seguro de que es apropiado para tu audiencia.

Así es como

Hay una razón por la que Microsoft ha mantenido su lugar como una importante herramienta de productividad todos estos años. Y ahora puedes sacarle el máximo provecho con estos consejos para hacer tu trabajo más rápido (y con mucha menos frustración).

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Este artículo, publicado originalmente en The Muse
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